Từ ngày Internet và thương mại toàn cầu phổ biến khắp thế giới, khái niệm làm việc từ xa đã dần trở nên quen thuộc với nhiều người chúng ta, đặc biệt là trong các doanh nghiệp đa quốc gia. Tuy nhiên từ đầu năm 2020 đến nay, khi mọi nơi đều phải thực hiện dãn cách xã hội do ảnh hưởng của đại dịch COVID-19, làm việc từ xa bỗng trở thành hiện tượng “gần gũi” hơn bao giờ hết.
Nếu bạn đã quen thuộc với cách làm việc gặp mặt trực tiếp theo kiểu truyền thống thì có lẽ bạn sẽ thấy bối rối với xu hướng mới này. Vậy làm sao để thích nghi? Làm sao để khái niệm làm việc từ xa không còn thật sự xa lạ nữa?
Chúng ta cùng tham khảo 9 mẹo dưới đây
1. Duy trì kết nối “mặt đối mặt”
Giao tiếp “mặt đối mặt” là yếu tố rất quan trọng đối với các công ty làm việc từ xa. Dù làm việc theo phương thức nào bạn cũng không được thay thế hoàn toàn các tín hiệu ngôn ngữ của một cuộc trao đổi trực tiếp như các ngữ điệu, hay sự thay đổi dáng vẻ, cử chỉ khi trò chuyện.
Những buổi họp trực tuyến qua video cần được xem là phương thức họp mặc định nhằm duy trì mối quan hệ tương tác giữa người với người trong công ty. Trong trường hợp quá khó lên lịch cho những cuộc họp “trực tiếp” như vậy hay nếu cần phải gửi tin nhắn nhanh chóng cho ai đó, bạn có thể cân nhắc thực hiện việc ấy bằng một tin nhắn video. Điều này cho phép bạn giữ được kết nối trực tiếp với đồng nghiệp và dễ dàng diễn giải nội dung tin nhắn, ngoài ra người nhận cũng có thể xem lại khi thuận tiện.
2. Sắp xếp lịch họp theo kế hoạch và cố gắng thực hiện đúng
Lên lịch cho các cuộc họp là một trong những bước đầu tiên cần làm khi chuyển sang môi trường làm việc từ xa. Đó là cách nhanh nhất giúp các thành viên biết họ cần làm gì và họ có đang theo đúng dự án không. Lịch họp có thể là hàng tuần hoặc hàng tháng. Cố gắng không hủy bỏ một cách đột ngột vì nếu không tuân thủ nghiêm túc lịch họp thì công việc nhóm sẽ không có động lực để duy trì, không hiệu quả và dễ dẫn đến thất bại. Dưới đây là một số hình thức họp phổ biến có thể được áp dụng:
- Họp hàng tháng với tất cả mọi người trong công ty.
- Họp hàng ngày giữa các nhóm hoặc các phòng ban nhỏ hơn để kiểm lại công việc.
- Họp hàng tuần cho từng phòng ban để thảo luận về dự án.
- Họp 1-1 hàng tuần giữa cấp trên và nhân viên trực tiếp của họ.
3. Đừng chỉ dựa vào email
Một trong những sai lầm lớn nhất mọi người có thể mắc phải khi làm việc từ xa là chỉ dựa vào email để liên lạc. Nếu nhóm của bạn phải liên tục kiểm tra email để đảm bảo không bỏ lỡ một tin nào, họ sẽ không thể nào hoàn thành xong bất cứ việc gì. Thực tế là email không được thiết kế cho mục đích liên lạc tức thì và bạn không bao giờ nên mong đợi mọi người, dù là trong công ty hay đối tác ngoài công ty, sẽ phản hồi ngay lập tức. Thay vào đó, hãy sử dụng các công cụ trò chuyện trực tuyến như Slack để liên lạc nội bộ. Tuy nhiên có một quy tắc đơn giản, mọi giao tiếp nội bộ trong công ty nên được thực hiện thông qua các công cụ trò chuyện này và mọi giao tiếp bên ngoài (với khách hàng hoặc các ứng viên tuyển dụng) nên được thực hiện qua email.
4. Không tổ chức họp khi không có lịch báo trước
Cho dù đó là cuộc họp định kỳ theo lịch hay đột xuất thì đều cần được báo trước. Và vì bạn đang làm việc từ xa nên bút, giấy hoặc bảng phấn trong phòng hội nghị đơn giản là không cần dùng đến, thay vào đó bạn cần phải theo dõi thông tin trên hệ thống điện toán đám mây và “gắn” các lịch sự kiện lên đó. Bằng cách này, mọi người tham gia đều có thể cùng thêm vào các chủ đề thảo luận trước khi cuộc họp bắt đầu. Việc này tuy đơn giản nhưng giúp đảm bảo tất cả các cuộc họp diễn ra suôn sẻ và nội dung chỉ xoay quanh những gì cần thiết. Khi cuộc họp bắt đầu, mọi người chỉ cần tham khảo chương trình họp đã được lên trước
5. Nhận thông báo liên tục sẽ làm giảm năng suất công việc
Cho dù là một cuộc gọi, tin nhắn văn bản hoặc tin nhắn slack… đều sẽ làm giảm hiệu quả công việc. Đặc biệt khi làm việc từ xa, lượng thông báo đến sẽ tăng gấp đôi hoặc gấp ba so với khi làm tại văn phòng.
Hãy chắc chắn rằng mọi người trong nhóm hiểu giá trị thực của các thông báo. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng phải mất ít nhất 20 phút để đạt được trạng thái làm việc hiệu quả nhất và một thông báo hoặc sự xao lãng nhất thời có thể ngắt mất trạng thái này. Lại phải mất thêm 20 phút để trở lại trạng thái đó, nghĩa là bạn đã mất 40 phút năng suất. Điều chỉnh các cài đặt thông báo có thể là một cách hiệu quả nhưng thay đổi thói quen lại là một trong những phương pháp tốt nhất.
Có một mẹo đơn giản: Nếu cần hỏi ai đó điều gì hay gửi cho họ một ý tưởng, hãy xem xét liệu có cần phải gửi ngay bây giờ không hay liệu có thể đợi đến lần tiếp theo khi gặp họ? Nếu có thể chờ, hãy thêm nó vào chương trình họp tiếp theo. Bằng cách cân nhắc như vậy, bạn có thể giúp họ giảm đi một thông báo không cần thiết.
6. Số hóa quy trình làm việc
Hầu hết các công ty đều có những quy trình hoạt động tiêu chuẩn. Tuy nhiên khi bạn đang ở xa, cần đảm bảo tất cả thông tin đó được số hóa trên hệ thống điện toán đám mây và dễ dàng truy cập được. Bạn cũng có thể tham khảo các phần mềm quản lý như Notion.
Ngoài ra, bạn cần đảm bảo rằng các quy trình nhân sự của công ty mình đều đã được sao lưu cẩn thận. Phòng trường hợp thiếu nhân sự bất ngờ, bạn nên xoay chuyển vai trò của nhân viên mỗi quý một lần để đảm bảo mọi người đều có thể hỗ trợ vai trò cho nhau.
Trên đây là 6 mẹo giúp làm việc từ xa hiệu quả được doanh nhân Randy Garn chia sẻ trên tạp chí doanh nhân Entrepreneur.
Ngoài ra còn một số mẹo dưới đây để bạn tham khảo:
7. Chuẩn bị cho một ngày làm việc tốt nhất
Nên từ bỏ thói quen mang đồ ngủ, nằm dài trên giường hay ghế sofa để làm việc. Thay vào đó, hãy chuẩn bị thật chu đáo, giữ tư thế làm việc nghiêm túc như ở công ty. Điều này sẽ đem đến một tinh thần làm việc tốt nhất.
8. Chia nhỏ công việc
Làm việc tại nhà chắc hẳn sẽ khó tránh khỏi sự xao nhãng, mất tập trung. Đây là cơ chế bình thường của não bộ giúp chúng ta thư giãn sau một khoảng thời gian làm việc nhất định. Vì thế, hãy chia công việc thành nhiều phần và làm việc trong mỗi 2 tiếng, sau đó thư giãn vài phút rồi làm việc tiếp.
9. Thay đổi không gian làm việc
Không gian làm việc sẽ là không gian sáng tạo riêng của từng người. Vì thế, hãy chăm chút cho không gian này chu đáo bằng cách giữ mọi thứ được gọn gàng, ngăn nắp. Trang trí thêm một vài chậu hoa, tranh ảnh yêu thích để làm mới và kích thích sự sáng tạo của chính mình. Điều này sẽ giúp bạn làm việc năng suất hơn.
Hồng Hạnh (T/h)/trithuc
